从零开始搭建完善的记账体系 - 少数派
2020-01-08 software finance theory 13 mins 9 图 4722 字
我大概三四年前就已经开始尝试在生活中实行数字化和无纸化，把一切资料上传云端，并且利用 app 来管理生活的数据。但过去几年，我们能够选择和使用的工具并不像今天一样丰富，所以这些尝试一直不算很成功。
今年至今终于有了整个体系成熟的感觉，一方面是工具基本都强大到可以满足所需了，另一方面我自己的「数字化生活」体系也建立得更系统化了。
所以今天我就来介绍一下自己是如何利用 MoneyWiz 来搭建记账体系。
太长不看软件清单：
MoneyWiz 一个就够了。
我试用过市面上大部分记账软件，并给好几款付过费，结论：最能打的一定是 MoneyWiz。刚接触可能会有点畏难，觉得太专业难上手，但其实只要试用两三天，就可以很好进入状态。
要付费，但很值，我已经把它和其他几个必买软件的年费都列入年度固定支出了。相比之下，某些国产记账软件的年费居然也和 MonwyWiz 相差无几，而我居然也买过，只能感叹年轻时候没见过好东西。
开始记账前的误区
误区一：想要一个可以自动导入消费记录的账本，不用自己动手，自动生成账本。
这是我过去两年追求的状态，总想偷懒。——其实 MoneyWiz 也有这个功能，只是暂时不支持中国的银行卡导入，所以约等于没有。我之前试用了所有号称自动导入消费记录的工具，结论是「不行」。主要是两个方面不行：
（1）自动导入的消费分类很容易错乱。但根据自己生活实际制定的支出分类非常重要，后面也会讲到，分类分不对，也就无法进行良好的分析，并指导之后的消费。
（2）花出去的钱如果自己没有记一笔，依靠机器完成，其实不会意识到自己花了这样的钱，对自己的花钱状况还是没有感知。
所以今年我开始直接放弃所谓的自动导入，完全依赖手工记账的方式，听起来很麻烦，但养成每花一笔钱就打开MoneyWiz记一笔的习惯大概只需要一周，现在我的手工记账几乎已经零误差了，在对账上花的时间也越来越短。
误区二：开始记账的时候新鲜感和干劲儿足，总想多导入一些消费记录，不断把之前的消费追加记录进来。
很简单的道理，如果一直想要往前追溯，前面的消费是追溯不完的，追溯之后也很难体现到现在的生活账单中。所以一旦开始决定记账，就从现在开始，从今天开始，除了债务和应收款项之外，过往消费一概不再纠结。
开始记账
收入、支出、转账等概念过于基础，这里不赘述。开始记账只需要做一件事情，就是清点各个账户里面目前分别有多少钱，然后在 MoneyWiz 里面建立相应的账户。
中国大陆的用户直接选择「添加手动账户」即可，然后选择账户类型，填写名称和初始余额。信用卡账户会显示为负债，还信用卡的时候记为一次转账即可。
新建账户，账户是记账的基础
所有账户都 ready 之后，我们还需要定制支出分类，这样才能在每次记账的时候把一笔消费记到正确的类别里面。
如果你刚开始记账，还不知道怎么分类是适合自己的，那么可以先用 MoneyWiz 里面默认提供的分类。使用过程中觉得哪里不合适了，再自己进行调整。我记账至今 8 个月，支出分类已经调整了两次，刚刚进行了一轮非常大的调整，目前的支出分类是我认为最合适自己的一版，下文展开讲。
第二版支出分类概览图
接下来需要的就只有坚持了，每产生一笔消费，就马上进行对应的记录。我的建议是，在进行信息输入的时候，反正只占用不到一分钟的时间，尽量把每一项信息都填写准确，这样有利于后续的分析和筛选。MoneyWiz 的统计分析很强大，而能够利用上强大分析的前提是前期数据有效性较高。
填写的项目看起来多，但其实相同或类似的消费会被 MoneyWiz 自动填充。比如每次上健身课前都会买一瓶水，我命名为「买水」，只要填写了一次，下次当我输入「买水」的时候，系统会自动填充剩下所有信息，你稍作检查调整即可。
甚至都不用重复输入，对于相同或类似消费，你可以直接通过关键词找到之前的那笔，直接复制。
通过复制和填充，生活中大部分的日常消费可以很快被记录
我现在每周完全新增的消费可能不到 3 笔，大部分都通过填充和复制完成，记账效率其实很高。
实践中的问题及解决方案
记账中遇到过一些实践问题，探索了一些办法，目前基本都解决了。问题大致可以分成两类，第一类是兼具多种性质的消费的归类问题；第二类是有关先垫付再付款的资金周转情况。
支出如何分类
我的第一版支出分类，完全依据衣食住行用等大类来分，于是有一类问题时常出现——当一笔消费同时兼具两种性质的时候，如何归类才合适？比如：
（1）和同事出去聚餐、请朋友吃饭，这类消费确实属于「吃饭」支出，但从目的性来看却又更靠近「社交」。
（2）今年基本没买衣服，买的全是运动内衣、瑜伽裤等，这些确实属于「衣服」，但从目的性来看却好像应该归入「健身」支出。
（3）旅行途中发生的交通和餐饮，算入「交通」「吃饭」还是算入「旅行」？
我思考记账的目的，最初只是为了对消费情况心中有数。我的消费习惯向来没什么节制，无论该不该花，结论都是花。记账一段时间之后发现了某些开支惊人，且完全可以被节省，比如经常为开发者冲动付费，但很多付费工具到最后却并没有真正使用起来。
所以第二个阶段我有了新的记账目的：考察什么样的消费可以进行合理收缩。
在这样的指导思想下，我首先把消费大类分成了「维持性支出」和「消费性支出」，前者属于维持生活的必须开支，后者属于有收缩空间但可以提升生活质量的开支。
根据这一大的指导原则：日常吃饭、房租水电、交通、医疗、日用品、话费必然都属于「维持性支出」；衣服、聚餐、旅行、游戏充值、数码产品等都属于「消费性开支」。
初步划分「维持性支出」和「消费性支出」
然后根据自身实际情况，健身的开支比较固定且持续支出，长期订阅的软件和云空间也需要按年付费，这两项都应归入「维持性支出」。和男朋友时常会出去大吃大喝，这部分消费照理说应该算入「维持性-饮食-吃饭」，但根据目的来看，其实更应该归到那部分可以「合理收缩」的支出，因此最后我把「外食」作为了「消费性-聚会」的一个子类。
一些细节展开
有一些不常发生的消费类型，单独归类没必要，就直接找一个近似的塞进去，比如剪头发和美妆消费直接放入了「服饰」，运费和话费网费一起算做「通讯」。（完整的分类表见上面的完整大图）
但分到这里，还没有完全涵盖消费类型。我们生活中有一些消费性支出，没必要进行「合理收缩」，它们虽然不直接带来结果，但具有长期裨益，比如购买保险、买书看电影、学习新语言等。
于是我新增了消费大类「提升性支出」。
「提升性支出」展开视图
以上支出都只和自己一个人有关，但我们的消费中往往还存在很大一部分是需要和别人发生关联的。比如亲密关系，包括给父母买的东西，给男朋友送的礼物；以及由此延伸出更远的社会关系，给亲戚的支出，给男友家人买的礼物等。再比如朋友结婚随份子，生活中难免礼尚往来发生的请客支出等。
所有这些，我新增了消费大类「社会性支出」。
「社会性支出」展开视图
只有特定的请客可以纳入「社会性-人情」中来，比如生日的时候请朋友吃饭等。日常生活中礼尚往来的那些我帮你付咖啡、你帮我付饭钱就不算进来了，直接占用「维持性-餐饮」的额度即可。
最后是万能的「其他」，比如去政府办事涉及的手续费，给维基百科打钱等。
「其他支出」
当然手续费还需要区分，比如美区 AppleID 定位到非免税州的时候，每次付费下载 App 都需要交税。这笔钱虽然也属于「手续费」，但如果不买 App 则没有这笔 Apple 税，所以我把税款和 App 本身的钱合并一起算入「维持性-效率-工具」中。
到这里为止，我们已经明确了最大的一项分类原则：以目的性划分支出，为的是让报表不止显示「钱去了哪儿」，还要显示「钱置换了什么」。
——但还没有完全解决最上面提出的问题：如果我把聚餐支出算到「消费性」，虽然确实表达了这部分支出可以节省的意思，但是本该在这一顿出现在「维持性」里的生活费却空缺了。
带来的结果是，如果聚餐次数频繁，「消费性」的聚餐支出就会很高，而「维持性」的生活费很低，当我去回顾分析的时候，就会误导我对维持生活必须开支的判断。
所以我们还必须引入「预算」概念。MoneyWiz里面可以非常方便地设置预算，也就相当于对你前面的消费记录进行数据透视，设置好透视的账户、分类、标签等规则，系统会自动统计你在这项预算里面花了多少钱。
为了解决上面的问题，我可以设置一个名为生活费的预算，选取「维持性-饮食」里面的全部，「消费性-聚会」里面的全部，「社会性-人情-请客」，甚至「消费性-旅行-吃」，这些有关「吃喝」的类别，统一监测预算。
同理，我们可以监测交通花费、在效率工具上付费的总花费等。
预算视图示例
最后一项「结转」建议开启。结转就是上个月的余额可以留给下个月，上个月花超下个月预算就变少。通过结转，预算就成了一个整体，不必过于纠结某个月的超支，整体规划消费。
现在我们终于可以解决上面提出的问题了：
- 聚餐、请客甚至外食，都独立出」维持性-饮食」，单独成类，但用预算监测花在吃喝上的总额。
- 虽然运动服确实和健身有关，但仍是穿在外面的，这部分花费可多可少，所以应该算「消费性-服饰」。
- 旅行中的吃喝交通与旅行本身的存在强相关，如果没有旅行就不会有这些花费，所以都算入「消费性-旅行」，但同时都归入相应的预算进行监测。
其他类似问题也是一样的思路，举一反三，分类汇总。
先垫付再收款的资金周转
这类消费之所以麻烦，是因为从实际收支平衡来看，它们并没有改变你的财产余额，但是如果不记，则会引起对账混乱，还可能因为遗忘而最终没有收回应收款项。
报销、垫付、朋友之间的 AA 都属于这种情况。
为了让记的账与实际消费情况相符，我刚开始记账的时候直接采取最浅显的方式，垫付直接记一笔支出，款项收回来就记一笔收入。
但这会带来一个很严重的问题，即，表现到最后的统计分析图表里，你的支出会高于实际的支出，而你的收入也会高于实际的收入。垫付的金额越大，也就越偏离你的真实财务状况。
不过我很快发现了 MoneyWiz 中专门为此设计的「退款」功能。你可以对某一笔消费选择「退款」，设置退款金额，以及退到了哪个账户。最后统计的时候，退款会抵消支出，从而表现出真实的消费情况。
所以对于日常生活中出现频率较高，回收账期较短的 AA 来说，直接使用「退款」就完全够了。为了方便事后分析，我还额外引入了「AA」这个标签，将所有涉及到AA的垫付和回收都打上这个标签。
但针对公司的垫付和报销就不太适用于这种处理方式。一方面，报销花费的时间往往长达几个月；另一方面，差旅过程中的花费往往金额小、笔数多，报销下来却是一个加总的整数；何况，要检索出几个月前的消费再点击退款也很麻烦。那报销究竟应该怎么记呢？
我们可以选择引入新的账户。
在开始记账的时候，我们会明确一次账户信息，即，你有哪些银行卡、支付账号、储值卡，以及它们里面分别有多少钱。但账户还有另一种用法，就是把账户当成和你发生交易的某个对象。
比如我为公司建立一个账户，命名为「T」，那么所有因为工作发生的垫付和差旅预支，都记为其他账户向「T」账户的转账。当报销的钱打到卡里的时候，则记为「T」账户向其他账户的转账。
这样，无论是垫付还是报销，无论资金出还是入，都没有改变我的财产总额。但每一笔开支和收入都记录在账，后期对账的时候不会发生混淆。
尤其对于我这种经常忘记报销，或者拖几个月才报销的人，当需要报销的款项全部集中在一个账户的时候，顺便也充当了记事本清单的作用。即使隔几个月再整理发票，也不用担心搞不清楚。
思考题：为健身所付费的 App，订阅年费不菲，应该归入「维持性-健身」还是「维持性-效率」？